Date le restrizioni degli ultimi Decreti anti-Coronavirus, nei prossimi giorni  buona parte di noi italiani (me stesso incluso) dovrà lavorare da casa. Questo obbliga chi normalmente si incontra e lavora in gruppo nella stessa sede a doversi riunire on line. Ma non tutti siamo abituati.

Per questo, ti propongo alcuni suggerimenti utili per organizzare e gestire una riunione on line; spero che possano esserti d'aiuto per far funzionare al meglio anche le tue riunioni virtuali, tenendo alto sia lo “spirito di squadra” che la giusta concentrazione verso i risultati aziendali.

Anche on line, valgono le usuali strategie di gestione delle riunioni 

Nel mio e-book Organizzare e gestire una riunione, indico alcuni accorgimenti che danno una mano per predisporre l'incontro in modo produttivo, senza che duri più di tanto. In particolare, serve che:
 
•il coordinatore mantenga l'attenzione di tutti sul tema e sugli obiettivi della riunione in modo da riportare facilmente il gruppo “sulla retta via” nel caso i partecipanti tendano a perdere il filo durante i loro interventi
•ogni partecipante abbia spazio e tempo per parlare; per contro, chi gestisce l'incontro deve occuparsi di riformulare e prendere nota dei contenuti che vengono via via esposti
•ciascuno abbia chiaro, a fine incontro, cosa è stato deciso, chi deve fare e che cosa, entro quando
•il coordinatore si occupi di presidiare anche gli aspetti più “umani”, come la relazione, il divertimento e la battuta, oltre che ringraziare i partecipanti per i contributi apportati

Sono tutti accorgimenti che devono essere ugualmente ben presenti nel caso di riunioni on line; anzi, è necessario aver ancora più cura di tutti questi aspetti, dato che il rischio di distrazioni e dispersioni è amplificato a causa della distanza fisica fra le persone. 

Fornire istruzioni su come utilizzare la piattaforma web

Una riunione on line prevede necessariamente l'uso di una piattaforma web. 
Le attuali piattaforme per la videoconferenza generalmente sono molto intuitive; tieni presente, però, che non tutti sono "digitalizzati" allo stesso modo e, quindi, pronti a capire come funzionano e a sperimentare subito. Perciò, in aggiunta alle usuali regole sullo svolgimento della riunione, in apertura serve spiegare ai neofiti come usare i pulsanti e i comandi disponibili.

Silenziare il microfono, quando non si parla

Naturalmente, una riunione on line prevede l'uso del microfono.  Se tutti, specie quando si è in tanti a partecipare, tengono aperto il proprio, si crea un fastidioso effetto di ritorno sonoro (fischi, rumori di sottofondo, rallentamenti nella voce, ecc.): diventa, perciò, difficile sentire.
Per evitare questo inconveniente, è importante suggerire a chi è in collegamento di utilizzare la piattaforma come se fosse una ricetrasmittente; ricordiamo e ricordiamoci di attivare il microfono ogni volta che dobbiamo parlare e di disattivarlo quando abbiamo finito: la qualità dell’audio migliorerà sensibilmente. 

Se il numero di partecipanti è alto, meglio essere almeno in due a condurre

Nel caso di videoconferenze con poche persone, un'unica schermata è sufficiente per vedere in contemporanea tutti coloro che sono collegati; inoltre, dato che è quasi improponibile parlare on line nello stesso momento, questo consente di gestire in modo ordinato gli interventi, senza avere i problemi di sovrapposizione tipici di molte riunioni tradizionali.
Per contro, però, a causa della distanza, non sempre il moderatore riesce a tener dietro agli interventi di tutti i partecipanti: alcuni hanno difficoltà a poter dire la loro, altri scelgono di farlo non a voce ma tramite chat, nel frattempo che qualcun altro sta parlando. 

Morale: specie negli incontri con parecchi partecipanti, a chi gestisce può sfuggire un messaggio in chat  o una mano alzata che chiede di intervenire. In questi casi, bene sarebbe poter contare anche sul supporto di un aiuto coordinatore che si attivi, ad esempio, per:

•avvisare che è stata postata, in chat, una domanda o un’idea particolarmente rilevante
•dare la parola ad un partecipante che chiede di intervenire
•animare la discussione con domande, racconti, osservazioni e provocazioni
•ricordare, a inizio o fine incontro, aspetti organizzativi che possono sfuggire a chi gestisce l'incontro

Variare spesso il ritmo della riunione

Catturare l'attenzione e l'interesse delle persone collegate on line è oggettivamente meno semplice rispetto a quando ci si riunisce in presenza. Per sopperire alle distrazioni causate dalla distanza fisica, è molto importante, perciò, trovare delle modalità, delle "idee jolly" da giocarsi per mantenere alta l’attenzione: ad esempio,  un breve aneddoto oppure esempi e metafore, immagini da condividere, domande provocatorie, sondaggi…

Proporre un virtual tour casalingo

Lo spirito di gruppo si costruisce anche attraverso la conoscenza personale  e le occasioni di condivisione reciproche.  

Nell'articolo Coronavirus Could Force Teams to Work Remotely , pubblicato lo scorso 5 marzo sul blog della Harvard Business Review, i due autori (Heidi K. Gardner e Ivan Matviak) suggeriscono di iniziare o concludere l'incontro on line accompagnando i colleghi in un “tour virtuale” di casa propria, per “umanizzare” la riunione e avvicinare tra loro, seppur tramite uno schermo, i membri del Team. Un'idea che apprezzo perché offre un’opportunità in più per lavorare sulla coesione del proprio Team.  

Accettare di uscire, per un po’, dalla propria zona di comfort

Le prime volte che ci appresteremo a organizzare una riunione on line, non sempre tutto filerà liscio da subito,  questo va detto.
Niente di così grave, però, per gettare la spugna e rinunciare agli indubbi vantaggi degli incontri in rete.  Meglio, piuttosto, mettere in conto che le prime volte che ci si avventura in qualcosa di nuovo è normale che possano verificarsi intralci, imprevisti, imbarazzi, disguidi  e resistenze.  Con questo approccio, sarà più semplice affrontare la riunione on line come un impegno sfidante, in cui, più che dimostrare bravura da esperti,  servono curiosità e voglia di mettersi in gioco per sperimentare un nuovo modo di riunirsi. 

Alcuni strumenti operativi per le riunioni virtuali

Fin qui, gli accorgimenti per far funzionare una riunione curando gli aspetti relazionali e organizzativi. Voglio, però, chiudere dando anche qualche suggerimento "digitale".

Gli strumenti per organizzare e gestire il lavoro di gruppo virtuale sono ormai davvero tanti: programmi e app per condividere i documenti, verificare e gestire gli stati di avanzamento di un progetto, decidere la data migliore per un incontro oltre che, naturalmente,  piattaforme per la video conferenza.

Ti indicherò gli strumenti operativi che conosco meglio o di cui mi hanno parlato con più entusiasmo. A te il compito di verificare qual è il più funzionale, rispetto alle tue esigenze, o anche di trovarne altri.

Programmi per la gestione di progetti

Questi i programmi per il project management:

•Trello (che uso abitualmente)
•Asana
•Microsoft project

Se vuoi maggiori approfondimenti, consulta questo link: https://projectmanagementfacile.com/i-migliori-dieci-software-per-il-project-management/

Programmi per le video conferenze

Per organizzare webinar, riunioni online e scambi di idee  io uso soprattutto Zoom (ancora non molto diffuso in Italia),  ma mi sono trovato bene anche con Skype e Whatsapp; Microsoft Teams è un'altra piattaforma di cui ho sentito parlar bene.  

Ulteriori indicazioni si possono trovare in questo articolo: https://www.ionos.it/digitalguide/online-marketing/social-media/alternative-a-skype/

Programmi per la programmazione di agende riunioni ed eventi

Spesso è difficile mettere d’accordo più persone sul quando incontrarsi; in questo, ho sempre trovato un validissimo alleato in doodle: permette agli invitati di esprimere la propria preferenza e/o disponibilità su data e ora per trovare il momento che soddisfa la maggior parte di persone.

Ecco ulteriori indicazioni per chi deve pianificare degli eventi: https://www.meetingecongressi.com/it/meetingblog/198455/8_app_gratuite_per_organizzare_un_evento__come_il_meeting_planner_si_facilita_la_vita.htm

C'è altro che ti servirebbe sapere?

Spero che questo  Bignami sulle riunioni on line ti aiuti ad organizzare con successo le prossime videoconfernze col tuo Team.  Se hai altre domande su questo tema, lascia un commento: per quanto possibile, farò di tutto per darti ulteriori indicazioni che possano servirti a migliorare la qualità delle tue riunioni a distanza.