Organizzare e gestire una riunione

elimina le perdite di tempo e rendi produttive le tue riunioni

Le riunioni decidono la forza o la debolezza di un’organizzazione

Possono essere la centralina che armonizza collegando idee, persone e risultati, oltre che un momento chiave per costruire connessioni autentiche e rendere credibile la propria leadership.

O possono essere lo spazio in cui disfunzioni, incomprensioni e confusione si amplificano, trionfano le relazioni di facciata e ci si perde rispetto agli obiettivi da raggiungere.

Gruppo di collaboratori in riunione

Hai mai valutato l’impatto delle riunioni (o delle non riunioni) nella tua azienda?

frecce che rappresentano l'impatto delle riunioni in azienda

Le riunioni non sono una piaga ma un momento essenziale della vita aziendale

In azienda, fare le riunioni non è un’opzione. È praticamente obbligatorio. Parlarsi, coordinarsi e condividere resta, infatti, la strada maestra per perseguire una linea d’azione comune.

Il punto è che durante una riunione è molto facile perdersi per strada. Nei fatti, moltissime riunioni non producono risultati e si rivelano solo dei noiosi, estenuanti e costosi giri a vuoto.  

Né le cose migliorano evitando di fare riunioni: se una mano non sa cosa fa l’altra, la conseguenza è la disorganizzazione e, quindi, un costo altrettanto alto.

Non è solo una sensazione: le riunioni inefficaci pesano più di quanto si pensi. Guarda questi dati e scopri quanto può costare una riunione gestita male.

Le riunioni non sono una piaga ma un momento essenziale della vita aziendale

In azienda, fare le riunioni non è un’opzione. È praticamente obbligatorio. Parlarsi, coordinarsi e condividere resta, infatti, la strada maestra per perseguire una linea d’azione comune.

Il punto è che durante una riunione è molto facile perdersi per strada. Nei fatti, moltissime riunioni non producono risultati e si rivelano solo dei noiosi, estenuanti e costosi giri a vuoto.  

Né le cose migliorano evitando di fare riunioni: se una mano non sa cosa fa l’altra, la conseguenza è la disorganizzazione e, quindi, un costo altrettanto alto.

Non è solo una sensazione: le riunioni inefficaci pesano più di quanto si pensi. Guarda questi dati e scopri quanto può costare una riunione gestita male.

Infografica con dati costo riunioni

In che modo le riunioni diventano una trappola?

Le riunioni sono spesso gestite in modo istintivo, senza un’adeguata pianificazione.  
Sembra talmente scontato e facile fare una riunione, infatti, che si procede a braccio, nell’illusione che tutto fili liscio.

Una riunione fatta “a sentimento” rischia però di:

  • Generare dubbi invece di creare chiarezza
  • Alimentare conflitti invece di risolverli
  • Demotivare invece di coinvolgere

Come mai? Perché non si porta attenzione a quelli che, invece, sono gli elementi cardine per la buona riuscita di una riunione:

  • preparare prima a dovere l’incontro
  • saper gestire gli interventi, mantenendo il focus sull’obiettivo
  • calare le decisioni prese nel lavoro di tutti i giorni

È questo il motivo per cui, spesso e volentieri, il gruppo si perde per strada e la riunione è insoddisfacente.

Ogni riunione ti mette di fronte a un bivio.
O costruisci allineamento, motivazione e passi concreti o disperdi tempo, autorevolezza e denaro.

offerta dal vivo

Le riunioni che funzionano non capitano per caso: si costruiscono.

Pensi che le tue riunioni siano “abbastanza efficaci”? Meglio verificarlo!

Fissa un incontro
Mani che si uniscono per costruire assieme riunioni efficaci

Fare riunioni è come pilotare un aereo:
se decolli senza rotta, senza controllare strumenti e senza sapere dove atterrare, il rischio è non solo per te, ma per tutto il tuo equipaggio.

La buona notizia è che gestire riunioni produttive e coinvolgenti è possibile.
E puoi iniziare subito.

Non serve talento innato ma un metodo pratico e un po' di allenamento.
E il cambiamento si vede sin dalle prime riunioni.

Col percorso "Organizzare e gestire una riunione" impari a:

Come interveniamo

Il progetto si sviluppa a partire dalle aspettative e necessità dell’Amministrazione committente, seguendo 3 step principali:

  1. Preparare

    Analisi e ascolto

    Pianificare ogni riunione con obiettivi chiari e metodo.

  2. Condurre

    Report e Piano di lavoro

    Coinvolgere, gestire dinamiche e superare criticità, mantenendo il controllo del tempo e dell’agenda.

  3. Concludere

    Esecuzione del piano

    Chiudere con decisioni concrete e azioni operative.

Chi ha un beneficio concreto da questo percorso?

Team leader e project manager

che vogliono guidare con più autorevolezza e incisività.

Dirigenti e imprenditori

che vogliono riunioni produttive e team più coesi.

Responsabili HR

che desiderano facilitare la comunicazione interna.

Sviluppa le competenze chiave per gestire riunioni costruttive e ad alto rendimento

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  • Cosa è, quando e a cosa serve una riunione
  • Come definire gli obiettivi della riunione
  • Come organizzare la riunione
  • Gli stili comunicativi per gestire la riunione
  • Come presentare la riunione
  • Come gestire gli interventi e dare concretezza alla riunione
  • Come dare feedback utili ai partecipanti
  • Come gestire le dinamiche di gruppo durante la riunione
  • Come gestire situazioni critiche, obiezioni e attacchi personali
  • Come chiudere la riunione
  • Come gestire il dopo riunione

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3 modi per migliorare subito le riunioni nella tua azienda

Scegli l’opzione più funzionale per realizzare una riunione produttiva e partecipata:

3 format per migliorare subito le riunioni nella tua azienda. Scegli fra le seguenti opzioni.

* tutti i prezzi sono da intendersi IVA esclusa

Quando è utile la formazione sulla gestione delle riunioni?

Massimo ti parla dell'importanza delle riunioni e di quando intervenire con un programma per la tua azienda

Domande frequenti

  • Come capire quale dei 3 format del percorso “Organizzare e gestire una riunione” fa davvero al caso tuo e della tua azienda?

    La via più semplice e affidabile è parlarne insieme: possiamo fissare un incontro online gratuito e capire in pochi minuti quale opzione risponde meglio alle vostre esigenze e aspettative.

    In generale:

    • Il corso di formazione è perfetto se vuoi dare ai manager e ai team leader competenze, strumenti pratici e metodo per gestire meglio le riunioni.
    • Il team coaching è più indicato quando la priorità è far crescere un intero gruppo di lavoro (leader e collaboratori insieme), partendo dalle dinamiche che emergono proprio durante le riunioni.
    • La supervisione è l’ideale se vuoi concentrarti sullo sviluppo del saper essere e del saper fare di un singolo manager o leader utilizzando la riunioni come terreno di apprendimento.

  • Con quante persone il corso “Organizzare e gestire una riunione” può davvero funzionare al meglio?

    Da 6 a 10 partecipanti è il numero ottimale per favorire la partecipazione attiva e la qualità del confronto fra tutte le persone in formazione.
    Contattami per valutare insieme come sviluppare il corso col tuo gruppo aziendale.

  • Ultimamente, nelle nostre riunioni si respira un clima conflittuale: il percorso “Organizzare e gestire una riunione” ci può essere di aiuto in questo caso?

    Sì, il programma è adatto anche in presenza di conflitti o malumori nel team.
    Anzi, spesso è proprio in quei momenti che lavorare sul modo in cui si fanno le riunioni può fare la differenza. Quando il clima in azienda è teso, infatti, le riunioni rischiano di diventare luoghi in cui le tensioni si amplificano o vengono nascoste sotto la cenere invece di risolversi.
    In questo caso, le sessioni di team coaching svolte durante le riunioni reali sono particolarmente efficaci: aiutano il gruppo a fermarsi, guardare in faccia quello che sta succedendo, confrontarsi in modo costruttivo e riconoscere insieme le cause del malessere.
    Il coach guida questo processo con attenzione, creando le condizioni per un dialogo autentico e facilitando l’individuazione di strategie concrete per superare le difficoltà.
    Non si tratta solo di “fare meglio le riunioni”, ma di trasformarle in uno spazio che ricostruisce fiducia, collaborazione e motivazione.
    Hai bisogno di un confronto? Fissa adesso un colloquio gratuito

  • In che misura migliorare il funzionamento delle riunioni impatta sulle performance aziendali?

    Quando le riunioni funzionano, il tempo delle persone viene usato meglio, si evitano sprechi, si prendono decisioni più rapide e si trovano soluzioni più efficaci. Tutto questo incide direttamente sulla produttività, sul clima interno e, alla fine, anche sugli utili.

    Alcune delle aziende che hanno seguito il nostro percorso Organizzare e gestire una riunione hanno stimato un miglioramento economico tra il 10% e il 30%. Se usi meglio le riunioni, usi meglio le risorse. E i risultati arrivano.

    Riunioni tese o dispersive? Fissa ora un colloquio gratuito per iniziare a trasformare queste difficoltà in una straordinaria opportunità di crescita per il tuo team.

Musi lunghi e aspettative non soddisfatte a fine riunione?
Ora puoi dire basta!

Col giusto approccio, le riunioni ti offrono un’opportunità straordinaria per far crescere produttività e benessere nella vostra organizzazione, dicendo addio a malumori, tempo sprecato e disinteresse!

Fissa un incontro gratuito con Massimo

Libro / E-book

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Come eliminare le perdite di tempo e rendere produttive le tue riunioni

Il manuale pratico per preparare con cura ogni incontro, dagli elementi organizzativi alla gestione dei partecipanti

Include 5 schede operative con le domande del coach!

Training & Coaching:

Massimo Fancellu
Massimo Fancellu, team coach & mentor coach ICF, ideatore del metodo TEAM IN 3 PASSI.

Team & Business coach PCC ICF; ACTC ICF; Mentor coach ICF; formatore; trainer & supervisor. Coach accreditato SUN, la prestigiosa scuola di Coaching presente da oltre 30 anni in 5 continenti.

Ideatore di TEAM IN 3 PASSI, il metodo che, per gradi e senza quasi accorgersene, cambia il modo di lavorare assieme. 

Fondatore e Amministratore di Agape Consulting Sas, la società con cui,  dal 2002, offro servizi di coaching, formazione & comunicazione.

Fondatore del Network TEAM IN 3 PASSI – Coaching Organizzativo Sistemico, una rete di team coach professionisti accomunati da un approccio innovativo, più incisivo e completo, con cui accompagnare trasformazioni profonde dentro le aziende partendo da piccoli cambiamenti.